Come sviluppare un Workforce plan efficace in 5 passi
A cosa serve gestire la programmazione della forza lavoro? Avere un quadro preciso delle attività da svolgere e delle competenze necessarie aiuta le aziende a non perdere tempo durante il processo di selezione o, eventualmente, di formazione delle risorse interne prima di dover ricorrere al recruiting di figure esterne.
Per fare questo è utile stilare sia un Workforce plan che uno Staffing plan. Vediamo nel dettaglio come.
Workforce e Staffing plan: due risorse per avere sempre una forza lavoro allineata con le strategie aziendali.
La gestione delle risorse umane aziendali va sempre di pari passo con gli obiettivi strategici dell’azienda. Per questo è utile anche pianificare come si evolverà l’organigramma nel tempo per mantenere una forza lavoro adeguata alle esigenze aziendali. E per cercare di essere sempre pronti e reattivi ai mutamenti che potrebbero essere imposti dall’esterno!
Un esempio lo abbiamo avuto proprio con i vari lockdown, che ci hanno obbligati a implementare un modello di lavoro ibrido per il quale molte aziende non solo non erano attrezzate strutturalmente, ma non avevano nemmeno personale con competenze adeguate a gestire questa situazione da remoto.
Per questo è bene prevedere una programmazione anche delle risorse umane stilando prima un Workforce plan, allineato con la pianificazione strategica aziendale, che spazi su un arco temporale di 2/5 anni e quindi realizzare un piano più dettagliato e operativo, lo Staffing plan, che aiuti il dipartimento HR a organizzare ed eventualmente fare un’operazione di reskilling o upskilling sul personale.
Come realizzare un Workforce e uno Staffing plan efficaci in 5 passi
Capire quali figure professionali e specializzate potranno servire in azienda dipende solo dagli obiettivi futuri che la stessa si pone. Se mi occupo di assistenza e prevedo, nel medio periodo, di implementare un sistema di assistenza da remoto, allora dovrò cercare o formare del personale che sia in grado di gestire i software e abbia competenze tali da poter intervenire anche a distanza utilizzando strumenti digitali.
Per fare questo, quindi sarà necessario:
- partire dal piano strategico dell'azienda per capire come si evolverà e quali skill dovranno essere possedute dai dipendenti in determinati ruoli
- verificare le competenze e le abilità attuali dei dipendenti: potrebbe bastare cambiare loro le mansioni e mettere al posto giusto le persone con le migliori competenze, conoscenze e abilità
- valutare il gap tra le skills possedute dai dipendenti e quelle che dovrebbero possedere per l’evoluzione aziendale
- stabilire, redigendo un Workforce plan, come si intende colmare il gap tra skill presenti e skill necessarie e concretizzare il tutto in uno Staffing plan
- seguire il piano di Staffing (e il Workforceplan) con attenzione e costanza, in modo da, eventualmente, revisionarli e adattarli all’attualità
Nell’attualizzazione del Workforce plan nello Staffing plan bisognerà anche tenere in considerazione il flow dell’azienda: i dipendenti che se ne vanno, che vengono promossi o vanno in pensione. Questo ci consentirà di assumere o formare chi dovrà sostituire le figure vacanti senza lasciare vuoti nella catena produttiva.
Ovviamente non basta stilare piani efficaci, ma sarà necessario soprattutto seguirli, perché i piani funzionano se si rispettano.